Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring is Contablyx BV, besloten vennootschap, onderdeel van G-Advisory Group, Drie Eikenstraat 360, 2650 Edegem, België, ondernemingsnummer BE 1016.348.281 (“wij”).
Voor vragen over privacy: info@contablyx.com.
2. Welke gegevens verwerken wij
- Aanmelding en account: voornaam, naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, btw-nummer (en het resultaat van de controle in de Europese VIES-databank), wachtwoord (enkel versleuteld opgeslagen) en het tijdstip van akkoord met de voorwaarden.
- Beveiliging: gegevens van de gekoppelde authenticator-app (tweestapsverificatie), vertrouwde toestellen, tijdstippen van aanmelden, IP-adressen in de technische logboeken, en inlogpogingen met een onbekend e-mailadres.
- Gebruik: welke gebruiker wat wijzigde in een dossier (audit-log), instellingen en de voortgang van de implementatiegids.
- Abonnement en betaling: gekozen formule, bedragen, kortingscode, betaalstatus en de referentie van de klant bij Mollie. Kaart- of rekeninggegevens worden door Mollie verwerkt, niet door ons.
- Website en contactformulier: de gegevens die u invult in het contactformulier op onze website (naam, functie, bedrijfsnaam, huidig boekhoudprogramma, telefoonnummer, e-mailadres en uw opmerkingen), en technische gegevens zoals het IP-adres in de logboeken van onze hostingpartner.
- Communicatie: e-mails die wij sturen (bevestiging, meldingen, betaalherinneringen) en berichten die u ons stuurt.
3. Waarom en op welke grond
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Account aanmaken, e-mailadres bevestigen, toegang geven en de Dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Abonnement innen, facturen opmaken, openstaande betalingen opvolgen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhouding) |
| Beveiliging: tweestapsverificatie, logboeken, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (veilige dienst); uitvoering van de overeenkomst |
| Btw-nummer controleren via VIES | Gerechtvaardigd belang (juiste klantgegevens) |
| Uw contactaanvraag via de website beantwoorden en u een voorstel doen | Maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, op uw verzoek; gerechtvaardigd belang |
| Ondersteuning en implementatie op uw vraag | Uitvoering van de overeenkomst |
| Informatie over de Dienst (bv. nieuwe functies, wijzigingen in de voorwaarden) | Gerechtvaardigd belang; u kan zich altijd afmelden |
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
4. Gegevens in uw boekhouding
In uw dossiers staan ook persoonsgegevens van anderen, zoals klanten, leveranciers en werknemers (in facturen, bankverrichtingen en loonjournalen). Voor die gegevens bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. De afspraken daarover staan in artikel 17 van de algemene voorwaarden (verwerkersovereenkomst). Wij gebruiken die gegevens enkel om de Dienst voor u te leveren.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij schakelen de volgende dienstverleners (subverwerkers) in. Zij krijgen enkel de gegevens die nodig zijn voor hun taak:
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase | Database, bestandsopslag en aanmelden | EU (Ierland) |
| Netlify | Hosting van de website en de toepassing, serverfuncties en ontvangst van het contactformulier | VS / wereldwijd netwerk |
| Resend | Versturen van e-mails | VS |
| Mollie | Betalingen van het abonnement | EU (Nederland) |
| Anthropic (Claude) | Lezen van documenten en boekingsvoorstellen (AI), enkel als automatisch boeken gebruikt wordt; gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen | VS |
| Europese Commissie (VIES) | Controle van btw-nummers | EU |
Enkel wanneer u zelf een koppeling activeert, wisselen wij gegevens uit met: uw Peppol-toegangspunt, bankaggregatoren (Ponto/Ibanity, Isabel, CodaBox), Exact Online of Odoo. Daarvoor gelden ook de privacyverklaringen van die partijen.
Wij geven gegevens daarnaast enkel door als de wet dat verplicht (bijvoorbeeld op vraag van een bevoegde overheid).
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners verwerken gegevens (ook) in de Verenigde Staten. Dat gebeurt enkel met passende waarborgen: een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kan een kopie van die waarborgen opvragen via het contactadres hierboven.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Account- en aanmeldgegevens: zolang u een account heeft. Een aanmelding zonder abonnement kan u op elk moment laten verwijderen.
- Dossiergegevens: tot 90 dagen na het einde van het abonnement (zie artikel 11 van de voorwaarden), tenzij anders afgesproken.
- Facturatie- en betaalgegevens van het abonnement: 10 jaar, zoals de boekhoudwetgeving vereist.
- Bevestigingslinks: 7 dagen geldig; demo-dossiers: 7 dagen en daarna automatisch verwijderd.
- Contactaanvragen via de website: tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt (dan gelden de termijnen hierboven).
- Technische logboeken: zo kort als nodig voor beveiliging en foutopsporing.
8. Beveiliging
Wij beveiligen de gegevens onder meer met versleutelde verbindingen (HTTPS), verplichte tweestapsverificatie voor elke gebruiker, versleutelde wachtwoorden, toegangsrechten per rol, een audit-log van wijzigingen en een database in de Europese Unie. Bevestigingslinks worden enkel als versleutelde vingerafdruk (hash) bewaard.
9. Cookies en lokale opslag
Website. Op onze website plaatsen wij geen cookies en laden wij niets van derden: geen analysetools, geen advertenties, geen sociale media en geen externe lettertypes. Meer daarover in ons cookiebeleid.
Toepassing. Wij gebruiken geen reclame- of trackingcookies. Om u aangemeld te houden en uw voorkeuren te onthouden (bijvoorbeeld het gekozen dossier of het aantal rijen per tabel), bewaren wij enkele strikt noodzakelijke gegevens in de lokale opslag van uw browser. Daarvoor is geen toestemming nodig. Bij het afmelden worden de aanmeldgegevens gewist.
10. Uw rechten
U kan uw persoonsgegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen (overdraagbaarheid). Stuur daarvoor een e-mail naar info@contablyx.com. Wij antwoorden binnen een maand en kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.
Bent u niet tevreden, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwe dienstverlener inschakelen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; belangrijke wijzigingen melden wij per e-mail of in de Dienst.
Contact: Contablyx BV, Drie Eikenstraat 360, 2650 Edegem — info@contablyx.com