Algemene voorwaarden

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 28 september 2026

1. Wie zijn wij

Contablyx Accountancy (“Contablyx”, “wij”) wordt aangeboden door Contablyx BV, besloten vennootschap, onderdeel van G-Advisory Group, met zetel te Drie Eikenstraat 360, 2650 Edegem, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1016.348.281.

Contact: info@contablyx.com

2. Definities

Dienst: het online boekhoudplatform Contablyx Accountancy, bereikbaar via app.contablyx.com, met alle bijhorende functies.
Klant: de onderneming die een account aanmaakt of een abonnement afsluit, en de personen die zij toegang geeft (gebruikers).
Entiteit of dossier: een onderneming waarvan de boekhouding in Contablyx gevoerd wordt.
Formule: het gekozen abonnement met de bijhorende prijs, het maximum aantal entiteiten en gebruikers.
Klantgegevens: alle gegevens die de klant of zijn gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden of via een koppeling laten binnenkomen.

3. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst, voor elke formule en voor de demo. Door een account aan te maken en het vakje “Ik ga akkoord” aan te vinken, aanvaardt de klant deze voorwaarden. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaarden.

De Dienst is bestemd voor ondernemingen en beroepsbeoefenaars, niet voor consumenten.

4. Account en toegang

De klant geeft bij het aanmelden juiste en volledige gegevens en houdt ze up-to-date.
Toegang is persoonlijk. Elke gebruiker beveiligt zijn account met een wachtwoord en tweestapsverificatie (authenticator-app). De klant houdt deze gegevens geheim en verwittigt ons meteen bij vermoeden van misbruik.
De klant is verantwoordelijk voor wie hij toegang geeft en met welke rol (eigenaar, bewerker, lezer, goedkeurder), en voor alles wat via zijn accounts gebeurt.
Wij mogen de toegang tijdelijk blokkeren bij vermoeden van misbruik, een beveiligingsrisico of een ernstige inbreuk op deze voorwaarden.

5. De dienst

Contablyx is een hulpmiddel om een boekhouding te voeren: facturen ontvangen en boeken (ook via Peppol), bankverrichtingen inlezen en afpunten, btw-aangiften en listings voorbereiden, rapportering, opvolging van openstaande klanten (Credit Control) en aanverwante functies. De inhoud van de Dienst en van elke formule staat op het welkomstscherm en kan evolueren.

Contablyx is een softwaredienst. Tenzij afzonderlijk en schriftelijk overeengekomen, levert Contablyx geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies en treedt zij niet op als erkend boekhouder of accountant van de klant. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn boekhouding, voor de juistheid van zijn aangiften en voor het tijdig indienen ervan bij de bevoegde overheden.

Kiest de klant ervoor om Contablyx (G-Advisory Group) de implementatie of andere diensten te laten uitvoeren, dan worden de afspraken daarover afzonderlijk gemaakt.

6. Automatisch boeken en AI

Contablyx kan documenten automatisch lezen en boekingsvoorstellen maken of boekingen automatisch uitvoeren, onder meer met behulp van artificiële intelligentie en op basis van eerdere boekingen. De klant stelt zelf in of en vanaf welke zekerheid automatisch geboekt of goedgekeurd wordt.

Automatisch boeken is een hulpmiddel. Voorstellen en automatische boekingen kunnen fouten bevatten; de klant kijkt ze na en blijft verantwoordelijk voor zijn boekhouding.
Alles wat automatisch geboekt wordt, kan de klant op elk moment nakijken en wijzigen.
Er worden nooit automatisch betalingen uitgevoerd: Contablyx doet geen betalingen vanaf de bankrekening van de klant en maakt nooit zelf betaalopdrachten aan.
Voor het lezen van documenten worden de nodige gegevens doorgegeven aan een AI-dienstverlener (zie de privacyverklaring). Die gebruikt de gegevens niet om zijn eigen modellen te trainen.

7. Abonnementen, prijzen en betaling

De klant kiest een formule. De geldende prijzen staan op het welkomstscherm, uitgedrukt in euro exclusief btw. De prijs geldt per entiteit en per maand; het aantal gebruikers is onbeperkt.
Voegt de klant een extra entiteit toe, dan stijgt het abonnement met de prijs van één entiteit vanaf de eerstvolgende inning. De klant bevestigt de nieuwe prijs vooraf in de Dienst.
De formules verschillen in het aantal facturen per entiteit per maand waarvoor ze bedoeld zijn. Dat aantal is een richtlijn: wordt het twee maanden na elkaar overschreden, dan stellen wij een passender formule voor. De Dienst wordt daarvoor nooit geblokkeerd.
De optie prioritaire support/SLA kost een vast bedrag per maand per klant (ongeacht het aantal entiteiten) en is inbegrepen in de formule Enterprise.
Het abonnement wordt vooraf betaald en automatisch geïnd via onze betaaldienstverlener Mollie (Bancontact, kaart of domiciliëring). Wij bewaren zelf geen kaart- of rekeninggegevens.
Een kortingscode geldt enkel onder de voorwaarden die bij de code vermeld staan (duur, bedrag, één keer per klant, eventueel voorbehouden aan één klant). Een korting is niet inwisselbaar voor geld.
Wij mogen de prijzen aanpassen. Een prijsverhoging melden wij minstens 30 dagen vooraf per e-mail; ze geldt vanaf de eerstvolgende periode. De klant kan in dat geval opzeggen tegen het einde van de lopende periode.

8. Niet-betaling

Mislukt een automatische inning, dan ontvangt de klant een e-mail met een betaallink. Is het openstaande bedrag 14 dagen na de mislukte inning nog niet betaald, dan mogen wij de toegang tot de dossiers van het abonnement blokkeren. De gegevens blijven bewaard; na betaling is de toegang meteen opnieuw beschikbaar.

9. Duur en opzegging

Maandformule: loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend verlengd. De klant kan op elk moment opzeggen; de opzegging gaat in op het einde van de lopende maand.
Jaarformule (indien aangeboden): loopt per jaar en wordt telkens stilzwijgend verlengd. De klant kan op elk moment opzeggen; de opzegging gaat in op het einde van het lopende jaar. Het lopende jaar wordt niet (gedeeltelijk) terugbetaald.
Opzeggen gebeurt per e-mail naar info@contablyx.com. Wij bevestigen de opzegging en de einddatum.
Wij kunnen een abonnement beëindigen met een opzegtermijn van drie maanden, of onmiddellijk bij een ernstige inbreuk door de klant (bijvoorbeeld misbruik van de Dienst of aanhoudende niet-betaling).

10. Demo

De demo is gratis en zonder verplichtingen. Ze bevat enkel fictieve gegevens van een fictief bedrijf, is 7 dagen beschikbaar en wordt daarna automatisch verwijderd. Voer in de demo geen echte gegevens in: ze worden niet bewaard en niet overgezet naar een abonnement.

11. Gegevens van de klant

De klant blijft eigenaar van zijn klantgegevens. Wij gebruiken ze enkel om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
De klant kan zijn gegevens tijdens het abonnement exporteren (onder meer Excel-exporten, auditfile en jaarrapportage).
De wettelijke bewaarplicht van boekhoudkundige stukken rust op de klant. Na het einde van het abonnement blijven de gegevens nog 90 dagen bewaard (zonder toegang), zodat de klant een export kan vragen. Daarna worden ze verwijderd, tenzij anders afgesproken of tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht ze langer te bewaren.
Wij maken regelmatig back-ups via onze hostingpartner. De klant blijft verantwoordelijk voor het bijhouden van eigen exporten waar de wet dat vereist.

12. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij doen al het redelijke om de Dienst beschikbaar, veilig en foutloos te houden, maar kunnen geen ononderbroken of foutloze werking garanderen (inspanningsverbintenis). Gepland onderhoud voeren wij zoveel mogelijk uit buiten de kantooruren. Storingen bij onze hosting- en andere dienstverleners vallen buiten onze controle.

13. Koppelingen met derden

De Dienst kan gekoppeld worden aan diensten van derden, zoals banken en bankaggregatoren (Ponto, Isabel, CodaBox), het Peppol-netwerk, Exact Online, Odoo en Mollie. Voor die diensten gelden ook de voorwaarden van die derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, voor wijzigingen die zij doorvoeren of voor de juistheid van de gegevens die zij aanleveren. De klant geeft zelf de toestemmingen die voor een koppeling nodig zijn en kan ze op elk moment intrekken.

14. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid is per schadegeval en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de klant ons in de 12 maanden vóór het schadegeval voor de Dienst heeft betaald.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals winstderving, omzetverlies, verlies van klanten of gegevens, of schade door onderbreking van de activiteiten.
Wij zijn niet aansprakelijk voor boetes, belastingverhogingen, nalatigheidsinteresten of andere sancties die voortvloeien uit aangiften, boekingen of betalingen die de klant (of een automatische boeking die hij ingesteld heeft) niet of onvoldoende gecontroleerd heeft.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet, fraude of zware fout van onze kant, of wanneer de wet een beperking verbiedt.
De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden die voortvloeien uit een inbreuk van de klant op deze voorwaarden of op de wet.

15. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de Dienst, de software, het ontwerp en de merknaam Contablyx blijven bij ons. De klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor zijn eigen bedrijfsvoering. Het is niet toegestaan de Dienst te kopiëren, door te verkopen, te decompileren of geautomatiseerd uit te lezen buiten de voorziene exports en koppelingen.

16. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruiken ze enkel voor de uitvoering van de overeenkomst. Onze medewerkers en onderaannemers die toegang hebben tot klantgegevens zijn tot geheimhouding verplicht. Wij raadplegen klantgegevens enkel wanneer dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging, het oplossen van fouten of op vraag van de klant.

17. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

Voor de gegevens van de klant zelf en van zijn gebruikers (account, aanmelding, facturatie) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring.

Voor de persoonsgegevens die in de klantgegevens zitten (bijvoorbeeld gegevens van klanten, leveranciers of werknemers van de klant in facturen, bankverrichtingen of loonjournalen) is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG (GDPR). Deze afspraken gelden dan als verwerkersovereenkomst:

Wij verwerken de persoonsgegevens enkel volgens de instructies van de klant, zoals vastgelegd in deze voorwaarden en in de instellingen die de klant in de Dienst kiest, en enkel om de Dienst te leveren.
Wie bij ons toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer versleutelde verbindingen, verplichte tweestapsverificatie, toegangsrechten per rol, een audit-log van wijzigingen en hosting in de Europese Unie voor de database.
De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers die in de privacyverklaring vermeld staan. Wij melden een nieuwe subverwerker vooraf; de klant kan daartegen gemotiveerd bezwaar maken en, als geen oplossing gevonden wordt, het abonnement opzeggen. Met elke subverwerker sluiten wij afspraken die minstens dezelfde bescherming bieden.
Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met passende waarborgen (zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).
Wij helpen de klant, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, verwijdering) en bij zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat wij ze vastgesteld hebben.
Na het einde van het abonnement verwijderen wij de gegevens zoals beschreven in artikel 11, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
Wij stellen de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving aan te tonen, en werken mee aan redelijke audits na voorafgaande afspraak.

18. Wijzigingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Belangrijke wijzigingen melden wij minstens 30 dagen vooraf per e-mail of in de Dienst. Is de klant het niet eens, dan kan hij opzeggen vóór de wijziging ingaat. Blijft hij de Dienst daarna gebruiken, dan aanvaardt hij de nieuwe voorwaarden.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Wij proberen elk geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de ondernemingsrechtbank en de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.

Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de bedoeling.